Nach jedem Event schreibst du fast dieselbe Nachfass-Mail, nach jedem Erstgespräch fast dasselbe Angebot. Wer eine Outlook-Vorlage erstellt, tippt den gleichbleibenden Teil nur einmal und ergänzt danach nur noch das, was zu dieser einen Person gehört. Diese Anleitung zeigt die Schritte im neuen und im klassischen Outlook, im Web und auf dem Mac, dazu die Schnellbausteine für einzelne Absätze.

Das Wichtigste in Kürze:

Relavo testen: Eine Vorlage liefert den Rahmen, aber nicht den Inhalt des Gesprächs. Relavo hält ihn fest: Nach dem Gespräch diktierst du 40 Sekunden, und daraus entstehen Notiz, Tags und der nächste Schritt für deine Nachfass-Mail. Hier für die Beta anmelden.

Inhalt

Vorlage, „Meine Vorlagen“ oder Schnellbaustein?

Eine Vorlage ist nach dem Duden „etwas, was bei der Anfertigung von etwas als Muster, Grundlage, Modell o. Ä. dient“. Ein Textbaustein ist eine „Textpassage, deren Wortlaut bei der Erstellung von Texten immer wieder vorkommt“ und die sich per Programm einfach einfügen lässt. Outlook kennt für beides eigene Werkzeuge:

Wichtig: Für die eingebauten E-Mail-Vorlagen und „Meine Vorlagen“ im neuen Outlook und im Web braucht dein Konto ein gültiges Microsoft-365-Abonnement. Was in eine gute Nachfass-Mail gehört, steht im Ratgeber zur Follow-up-Mail.

Outlook-Vorlage erstellen im neuen Outlook und im Web

Im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web sind die Schritte gleich.

Ganze E-Mail als Vorlage speichern

  1. Wähle im Menüband „Start“ die Option „Neue E-Mail“.
  2. Schreibe alles, was in die Vorlage gehört: Betreff, Text, auf Wunsch Empfänger und Anlagen.
  3. Wähle im Menüband „Nachricht“ die Option „E-Mail-Vorlage“ und dann „E-Mail als Vorlage speichern“.
  4. Gib einen Namen ein und wähle „Speichern“.

Deine gespeicherten Vorlagen findest du unter „Einstellungen“ und „E-Mail-Vorlagen“, sortiert nach Konto. Eine Vorlage liegt in dem Konto, aus dem du den Entwurf erstellt hast, und ist dort auch in Outlook im Web erreichbar.

Vorlage verwenden

  1. Wähle im Menüband „Start“ die Option „Neue E-Mail aus Vorlage“.
  2. Wähle im Dialogfeld „Vorlagen“ die gewünschte Vorlage. Sie öffnet sich als Entwurf.
  3. Ergänze Empfänger, Betreff und den persönlichen Teil, dann wähle „Senden“.

Kurzen Text mit „Meine Vorlagen“ speichern

  1. Öffne eine neue E-Mail und wähle auf der Registerkarte „Nachricht“ die Option „Meine Vorlagen“. Ein Aufgabenbereich öffnet sich.
  2. Wähle „+Vorlage“, gib einen Titel und darunter den Text ein.
  3. Wähle „Speichern“. Die Vorlage erscheint im Aufgabenbereich und lässt sich von dort einfügen.

Fehlt „Meine Vorlagen“ im Menüband, sind Add-ins in deiner Organisation möglicherweise deaktiviert; dann hilft nur die Person, die euer Microsoft 365 verwaltet. Die Texte liegen in deinem primären Postfach und stehen dir damit auch im klassischen Outlook, im Web und auf dem Mac zur Verfügung.

Outlook-Vorlage erstellen im klassischen Outlook (.oft)

Im klassischen Outlook für Windows speicherst du eine E-Mail als Datei mit der Endung .oft:

  1. Wähle im Menü „Start“ die Option „Neue E-Mail“ oder drücke Strg + Umschalt + M.
  2. Schreibe den Text, der in die Vorlage soll.
  3. Wähle im Nachrichtenfenster „Datei“ und „Speichern unter“.
  4. Wähle in der Liste „Dateityp“ die Option „Outlook-Vorlage“.
  5. Gib einen Dateinamen ein und wähle „Speichern“.

Outlook legt die Datei standardmäßig unter C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates ab. „Meine Vorlagen“ gibt es auch hier: In der neuen E-Mail heißt die Schaltfläche auf der Registerkarte „Nachricht“ „Vorlagen anzeigen“.

Vorlage im klassischen Outlook öffnen

  1. Wähle „Neue Elemente“, „Weitere Elemente“ und „Formular auswählen“.
  2. Wähle unter „Suchen in“ die Option „Benutzervorlagen in Dateisystem“. Der Standardordner öffnet sich; liegt deine Vorlage woanders, wähle „Durchsuchen“.
  3. Klicke auf die Vorlage und dann auf „Öffnen“. Ergänze Empfänger und Text und wähle „Senden“.

Outlook-Vorlage erstellen auf dem Mac

Eine Outlook-Vorlage erstellen kannst du auf dem Mac mit eigenen Steuerelementen, verfügbar für Microsoft-365-Abonnenten ab Version 15.35:

  1. Wähle die E-Mail aus, die du als Vorlage verwenden möchtest.
  2. Wähle „Datei“ und „Als Vorlage speichern“.
  3. Gib einen Namen ein, zum Beispiel „Nachfassen nach Messe“, und wende bei Bedarf eine Kategorie an.
  4. Wähle den Speicherort und dann „Speichern“.

Zum Verwenden wählst du „Datei“, „Neu“ und „E-Mail aus Vorlage“, dann die Datei mit der Endung .emltpl, und klickst auf „Öffnen“. Das Add-in „Meine Vorlagen“ steht auf dem Mac für Microsoft-Exchange-Konten bereit, in freigegebenen Postfächern jedoch nicht.

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Schnellbausteine für wiederkehrende Absätze

Schnellbausteine eignen sich für Absätze, die du in ganz verschiedene E-Mails einfügst: deinen Terminvorschlag, eine kurze Vorstellung oder die Beschreibung deines Angebots. Die Schritte gelten für das klassische Outlook; im neuen Outlook für Windows führt Microsoft Schnellbausteine inzwischen ebenfalls als verfügbar.

Schnellbaustein speichern

  1. Markiere in einer E-Mail den Text, den du speichern willst. Soll die Absatzformatierung mit, markiere die Absatzmarke mit.
  2. Klicke auf der Registerkarte „Einfügen“ in der Gruppe „Text“ auf „Schnellbausteine“.
  3. Klicke auf „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“.
  4. Gib im Dialogfeld „Neuen Baustein erstellen“ einen eindeutigen Namen ein, wähle Katalog und Kategorie und bestätige.

Schnellbaustein einfügen

  1. Klicke in der E-Mail an die Stelle, an der der Text stehen soll.
  2. Klicke auf „Einfügen“ und „Schnellbausteine“ und dann auf den gespeicherten Baustein.

Ändern: Füge den Baustein ein, überarbeite ihn, markiere ihn und speichere ihn mit genau demselben Namen, derselben Kategorie und demselben Katalog. Die Frage, ob du den Eintrag neu definieren willst, beantwortest du mit „Ja“. Löschen geht über einen Rechtsklick in den Katalog und „Organisieren und löschen“.

Vorlagen ändern, teilen und wiederfinden

Praxis-Tipp: Markiere die Stellen, die du jedes Mal anpassen musst, in der Vorlage mit eckigen Klammern, etwa [Name], [Event] oder [Versprechen]. So siehst du vor dem Senden sofort, ob noch eine Lücke offen ist. Soll die Nachfass-Mail erst am nächsten Morgen ankommen, kannst du sie zeitversetzt senden.

Was eine Vorlage nicht für dich erledigt

Wenn du eine Outlook-Vorlage erstellen willst, um nach Events schneller nachzufassen, kennst du besser ihre drei Lücken:

Schreibst du nach einem Networking-Event zehn Mails, halte das Besprochene direkt nach dem Gespräch fest, etwa als Sprachnotiz.

Mit Relavo: Relavo erinnert dich automatisch an fällige Versprechen und zeigt beim Kontakt Status, Notizen und den nächsten Schritt, damit aus der Vorlage eine persönliche Nachfass-Mail wird. Beta kostenlos testen

Disclosure: wir entwickeln mit Relavo selbst eine Lösung in dieser Kategorie.

Quellen und weiterführende Belege:

Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026

Erstellt mit KI-Unterstützung und gegen die genannten Quellen geprüft.