Das Angebot ist raus, die Antwort bleibt aus, und zwei Wochen später fällt dir ein, dass du nachhaken wolltest. Genau dafür gibt es die Wiedervorlage in Outlook: Du legst fest, wann dich Outlook an eine E-Mail erinnert. Diese Anleitung zeigt die Schritte im klassischen und im neuen Outlook, im Web, auf dem Mac und in der App, dazu, wie du alle Wiedervorlagen im Blick behältst.

Das Wichtigste in Kürze:

Eine Wiedervorlage in Outlook setzt du im klassischen Outlook per Rechtsklick auf das Fähnchen neben der E-Mail: Du wählst ein Fälligkeitsdatum und über „Benutzerdefiniert“ eine Erinnerung mit Uhrzeit.
Im neuen Outlook, im Web und auf dem Mac gibt es zusätzlich „Erneut erinnern“: Die E-Mail verschwindet aus dem Posteingang und taucht zum gewählten Zeitpunkt als neue E-Mail wieder auf.
„Erneut erinnern“ gibt es nur für Microsoft-365- und Exchange-Online-Konten, nicht für IMAP- und POP-Konten wie Gmail oder iCloud und nicht im klassischen Outlook.
Erledigte Wiedervorlagen markierst du als abgeschlossen statt die Kennzeichnung zu löschen, sonst verlierst du jeden Hinweis darauf, dass die E-Mail eine Aufgabe war.

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Inhalt

Was eine Wiedervorlage in Outlook ist
Wiedervorlage in Outlook (klassisch): Kennzeichnung mit Erinnerung
Im neuen Outlook und im Web: Kennzeichnen oder „Erneut erinnern“
In Outlook für Mac und in der App auf dem Smartphone
Wenn die Erinnerung kommt: verschieben oder abschließen
Alle Wiedervorlagen im Überblick behalten
Wo die Wiedervorlage in Outlook an ihre Grenzen kommt

Was eine Wiedervorlage in Outlook ist

Der Begriff kommt aus der Aktenführung. Der Duden erklärt Wiedervorlage als „nochmalige Vorlage (eines Schriftstücks)“; der Vermerk „zur Wiedervorlage“ steht auf einem Schriftstück, „das zu einem späteren Zeitpunkt [nochmals] besprochen oder bearbeitet werden soll“. In Outlook ist die Wiedervorlage keine eigene Schaltfläche, sondern eine von zwei Funktionen:

Kennzeichnung zur Nachverfolgung: Die E-Mail bekommt ein Fähnchen mit Fälligkeitsdatum und auf Wunsch eine Erinnerung als Hinweisfenster. Sie bleibt sichtbar und erscheint zusätzlich in der Aufgabenliste.
„Erneut erinnern“ (im Web „Snooze“): Die E-Mail wird ausgeblendet und zum gewählten Zeitpunkt als neue E-Mail wieder zugestellt. Das gibt es im neuen Outlook, im Web, auf dem Mac und in der App.

Was in die Nachfass-Mail gehört, wenn der Termin da ist, steht im Ratgeber zur Follow-up-Mail.

Wiedervorlage in Outlook (klassisch): Kennzeichnung mit Erinnerung

Das klassische Outlook für Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 und 2024) zeigt neben jeder E-Mail eine Flagspalte. So legst du eine empfangene E-Mail auf Wiedervorlage:

Klicke in der Nachrichtenliste mit der rechten Maustaste auf das Fähnchen neben der E-Mail.
Wähle das Fälligkeitsdatum: „Heute“, „Morgen“, „Diese Woche“, „Nächste Woche“ oder „Benutzerdefiniert“. Bei „Nächste Woche“ setzt Outlook den Start auf Montag und die Fälligkeit auf den Freitag danach.
Soll ein Hinweisfenster erscheinen, wähle „Benutzerdefiniert“ (in manchen Versionen „Erinnerung hinzufügen“), aktiviere das Kontrollkästchen „Erinnerung“ und wähle Datum und Uhrzeit.
Bestätige mit „OK“. Der Kennzeichnungstext erscheint in der Infoleiste der E-Mail.

Ein einfacher Klick auf das Fähnchen setzt Start- und Fälligkeitsdatum auf heute. „Heute“ erinnert eine Stunde vor dem Ende deines Arbeitstags, „Morgen“ zum Arbeitsbeginn des nächsten Tages. Gekennzeichnete E-Mails erscheinen in der To-Do-Leiste, unter „Aufgaben“ und in der täglichen Aufgabenliste des Kalenders.

Hinweis für IMAP-Konten: Kennzeichnungstext sowie Start- und Fälligkeitsdatum kannst du bei einem IMAP-E-Mail-Konto nicht ändern.

Beim Senden eine Wiedervorlage setzen

Verschickst du ein Angebot und willst in einer Woche nachfassen, setzt du die Wiedervorlage in Outlook direkt beim Schreiben:

Wähle vor dem Senden auf der Registerkarte „Nachricht“ in der Gruppe „Tags“ die Option „Nachverfolgung“.
Wähle die Kennzeichnung, zu der du erinnert werden willst, oder „Erinnerung hinzufügen“ für ein eigenes Datum mit Uhrzeit.
Sende die E-Mail. Sie erscheint gekennzeichnet in der To-Do-Leiste.

Vorsicht mit „Für Empfänger kennzeichnen“: Damit schickt Outlook Kennzeichnung und Erinnerung an den Empfänger. Microsoft rät zu Diskretion; für Kundenkontakte lass es weg.

Im neuen Outlook und im Web: Kennzeichnen oder „Erneut erinnern“

Im neuen Outlook für Windows, in Outlook im Web und bei Outlook.com hast du beide Wege.

E-Mail kennzeichnen

Wähle die E-Mail aus.
Wähle in der E-Mail oder im Menüband „Kennzeichnen“.
Wähle aus, wann du an diese E-Mail erinnert werden möchtest.

Bei Outlook.com gibt es „Erinnerung hinzufügen“ per Rechtsklick nur mit einem Microsoft-365-Konto.

„Erneut erinnern“: E-Mail später wieder vorlegen lassen

Klicke mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, oder wähle sie aus und klicke im Menüband auf „Erneut erinnern“ (in Outlook im Web „Snooze“).
Wähle die Uhrzeit, zu der die E-Mail wieder zugestellt werden soll.

Die E-Mail wird im Posteingang ausgeblendet und nach dem gewählten Zeitpunkt als neue E-Mail angezeigt: Wiedervorlage in Outlook in Reinform. Im klassischen Outlook gibt es „Erneut erinnern“ nicht; Microsoft führt die Funktion dort als nicht unterstützt.

In Outlook für Mac und in der App auf dem Smartphone

Outlook für Mac: Wähle eine Nachricht und in der Symbolleiste „Erneut erinnern“, oder klicke bei gedrückter Ctrl-Taste auf die E-Mail. Wähle Datum und Uhrzeit und bestätige mit „OK“. Die Funktion gibt es nur für Microsoft-365- und Exchange-Online-Konten, nicht für Exchange Server vor Ort und nicht für IMAP- und POP-Konten wie Gmail, Yahoo oder iCloud mit direkter Synchronisierung.

Outlook für iOS und Android: Wische in der Posteingangsansicht von links nach rechts über die Nachricht, um sie zurückzustellen: in ein paar Stunden, heute Abend, morgen Vormittag oder zu einer eigenen Zeit (die Wischen-Option muss darauf eingestellt sein). Kennzeichnen kannst du in der App ebenfalls.

Praxis-Tipp: Stelle die Bestätigungs-Mail eines Messekontakts gleich am Stand auf „morgen Vormittag“ zurück und halte das Besprochene als Sprachnotiz fest.

Wenn die Erinnerung kommt: verschieben oder abschließen

Springt das Erinnerungsfenster im klassischen Outlook auf, hast du drei Möglichkeiten:

Verschieben: Klicke auf den Pfeil nach unten, wähle eine Zeitverzögerung und dann „Erneut erinnern“, wie die Schlummertaste am Wecker.
Als abgeschlossen markieren: Rechtsklick auf die Erinnerung oder auf das Fähnchen, dann „Als abgeschlossen markieren“. Das Fähnchen wird zum Häkchen, und die E-Mail bleibt als erledigte Aufgabe nachvollziehbar.
Kennzeichnung löschen: Entfernt Fähnchen und Erinnerung. Dann verlierst du jeden Hinweis darauf, dass die E-Mail jemals eine Aufgabe war.

Faustregel: Abschließen statt löschen, damit du später siehst, wann du zuletzt nachgehakt hast. Wie oft Nachfassen angemessen ist, steht im Ratgeber zur Kundenakquise.

Alle Wiedervorlagen im Überblick behalten

Eine Wiedervorlage in Outlook nützt wenig, wenn du sie erst siehst, sobald die Erinnerung aufspringt. Drei Ansichten zeigen alle offenen Kennzeichnungen:

Suchordner „Zur Nachverfolgung“: Gekennzeichnete E-Mails landen im klassischen Outlook automatisch dort. Fehlt er, legst du ihn über „Ordner“, „Neuer Suchordner“ und „E-Mail zur Nachverfolgung gekennzeichnet“ neu an.
Filter: Im klassischen Outlook über „E-Mail filtern“ und „Gekennzeichnet“, im neuen Outlook und im Web über „Filter“ und „Gekennzeichnet“.
To-Do-Leiste und Microsoft To Do: Über „Ansicht“, „Layout“ und „To-Do-Leiste“ blendest du alle Kennzeichnungen neben dem Posteingang ein. In Microsoft To Do schaltest du die Liste „Gekennzeichnete E-Mails“ im Listenmenü ein; sie gibt es nur für Konten, die Microsoft hostet (Outlook.com, Hotmail.com, Live.com, auch mit eigener Domain), und sie startet mit den 100 zuletzt gekennzeichneten E-Mails der letzten 30 Tage.

Wo die Wiedervorlage in Outlook an ihre Grenzen kommt

Für den Posteingang reicht die Kennzeichnung. Für das Nachfassen nach einem Event hat sie drei Schwächen:

Sie hängt an einer E-Mail, nicht an einer Person. Das Gespräch am Messestand hat keine E-Mail erzeugt, also gibt es nichts zu kennzeichnen.
Sie kennt keinen Zusammenhang. Die Erinnerung sagt dir, dass du nachfassen wolltest, aber nicht, worum es ging und was du versprochen hast.
Sie endet mit der Antwort. Antwortet dein Gegenüber, ist die Kennzeichnung erledigt. Ob aus dem Kontakt in drei Monaten etwas wird, verfolgt Outlook nicht.

Wer nach jedem Networking-Event zehn bis fünfzig neue Kontakte mitbringt, braucht eine Wiedervorlage je Kontakt statt je E-Mail: Anlass, Thema und Versprechen direkt nach dem Gespräch notieren und den nächsten Schritt mit Datum festlegen.

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Quellen und weiterführende Belege:

Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026

Erstellt mit KI-Unterstützung und gegen die genannten Quellen geprüft.

Wiedervorlage in Outlook einrichten: Kennzeichnung, Erinnerung und „Erneut erinnern“