Abends nach der Messe sitzt du im Zug und schreibst die Follow-ups. Ankommen sollen sie aber erst am nächsten Morgen, wenn dein Gegenüber den Posteingang öffnet. Dafür kannst du jede E-Mail zeitversetzt senden: Du legst beim Schreiben fest, wann sie rausgeht. Diese Anleitung zeigt die Schritte im neuen und im klassischen Outlook, in Outlook für Mac, in der App „Mail“ am iPhone und am Mac sowie in Gmail. Dazu kommt, woran es liegt, wenn die Funktion fehlt.

Das Wichtigste in Kürze:

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Inhalt

Wann sich zeitversetztes Senden lohnt

Drei Situationen kommen bei Selbstständigen ständig vor:

Was in die Nachfass-Mail gehört und wie viele Tage du nach dem Event wartest, steht im Ratgeber zur Follow-up-Mail. Wie du die Gespräche vorher so festhältst, dass du abends noch weißt, was du schreiben willst, zeigt die Checkliste zum Networking-Event.

E-Mail zeitversetzt senden im neuen Outlook und im Web

Im neuen Outlook für Windows, in Outlook im Web und bei Outlook.com ist der Weg derselbe. Die Funktion gibt es nicht für IMAP- und POP-Konten.

  1. Schreibe die Nachricht und trage die Empfänger ein.
  2. Öffne die Dropdownliste neben „Senden“ und wähle „Senden planen“.
  3. Wähle eine der Standardoptionen oder eine benutzerdefinierte Uhrzeit.
  4. Klicke auf „Senden“. Die Nachricht bleibt bis zum Übermittlungszeitpunkt im Ordner „Entwürfe“.

Doch sofort senden? Wechsle in den Ordner „Entwürfe“, öffne die geplante Nachricht, wähle „Senden abbrechen“ und klicke dann auf „Senden“. Weil die Nachricht beim Server wartet, muss dein Rechner zum Sendezeitpunkt nicht laufen.

Im klassischen Outlook: Übermittlung verzögern

Das klassische Outlook für Windows (Microsoft 365, Outlook 2016 bis 2024) löst das über die Nachrichtenoptionen.

  1. Wähle beim Verfassen der Nachricht im Menüband in der Gruppe „Markierungen“ den Pfeil „Nachrichtenoptionen“. Siehst du diese Gruppe nicht, nutzt du das vereinfachte Menüband. Wähle dann die Registerkarte „Optionen“ und „Weitere Befehle“.
  2. Aktiviere unter „Übermittlungsoptionen“ das Kontrollkästchen „Nicht vor liefern“ und wähle Datum und Uhrzeit.
  3. Wähle „Schließen“ und, sobald die Nachricht fertig ist, „Senden“.

Die Nachricht bleibt bis zum Übermittlungszeitpunkt im Ordner „Postausgang“. Wichtig: Anders als im neuen Outlook wartet sie auf deinem Rechner. Outlook muss online und verbunden sein, damit die Funktion funktioniert. Klappst du den Laptop zu, geht die Mail erst raus, wenn Outlook wieder läuft.

Alle Mails ein paar Minuten zurückhalten: Über „Datei“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ > „Neue Regel“ legst du eine Regel auf von dir gesendete Nachrichten an. Als Aktion wählst du „diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln“. Bis zu 120 Minuten sind möglich. Das ist der klassische Sicherheitsabstand, um einen vergessenen Anhang noch nachzuschieben.

In Outlook für Mac

Outlook für Mac (Microsoft 365, Outlook 2021 und 2024) kennt „Senden planen“ ebenfalls, in älteren Versionen hieß es „Später senden“. Voraussetzung ist ein Exchange-Konto, etwa Outlook.com oder ein Microsoft-365-Postfach. Mit IMAP- oder POP-Konten wie Gmail, Yahoo oder iCloud geht es nicht.

  1. Verfasse die Nachricht und trage die Empfänger ein.
  2. Wähle auf der Schaltfläche „Senden“ den Dropdownpfeil und dann „Senden planen“.
  3. Gib Uhrzeit und Datum ein und wähle „OK“.

Die Nachricht liegt bis dahin im Ordner „Entwürfe“ und wird auch gesendet, wenn Outlook auf deinem Mac nicht geöffnet ist. Zum Abbrechen öffnest du sie dort und wählst „Senden abbrechen“.

E-Mail zeitversetzt senden am iPhone

In der App „Mail“ am iPhone brauchst du keinen Umweg über ein Menü. Das funktioniert für jeden E-Mail-Account, den du in „Mail“ eingerichtet hast.

  1. Öffne die App „Mail“ und schreibe die Nachricht.
  2. Lege den Finger auf die Senden-Taste und wähle aus, wann die Nachricht rausgehen soll.
  3. Tippe auf „Später senden“, wenn du ein eigenes Datum und eine eigene Uhrzeit festlegen willst.

Praxis-Tipp: Diktiere die Nachfass-Mail direkt nach dem Gespräch als Sprachnotiz und schreibe sie abends in Ruhe aus. Wie du eine Sprachmemo in Text umwandelst, steht in der eigenen Anleitung. Prüfe vor dem Senden, ob der Kontakt in deinem Adressbuch nur einmal vorkommt, sonst landet die Mail womöglich bei einer alten Adresse. Dabei hilft die Anleitung zum Zusammenführen doppelter Kontakte am iPhone.

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In der App „Mail“ am Mac

Auch am Mac kannst du in der App „Mail“ eine E-Mail zeitversetzt senden, mit zwei Klicks beim Verfassen.

  1. Öffne die App „Mail“ und schreibe die Nachricht.
  2. Klicke auf den Pfeil neben der Senden-Taste und wähle eine Uhrzeit, oder wähle „Später senden“, um Datum und Uhrzeit festzulegen.

Die E-Mail erscheint im Postfach „Später senden“ in der Mail-Seitenleiste. Den Zeitpunkt änderst du per Doppelklick auf die E-Mail in diesem Postfach und „Bearbeiten“ oben rechts. Soll die E-Mail gar nicht rausgehen, wählst du sie im Postfach „Später senden“ aus und löschst sie.

In Gmail am Computer und am Smartphone

In Gmail heißt die Funktion „Senden planen“. So kannst du eine E-Mail zeitversetzt senden:

Am Computer

  1. Öffne Gmail im Browser und klicke links oben auf „Schreiben“.
  2. Verfasse die E-Mail.
  3. Klicke links unten neben „Senden“ auf den Drop-down-Pfeil und dann auf „Senden planen“.
  4. Wähle einen Vorschlag oder ein eigenes Datum mit Uhrzeit.

In der Gmail-App

  1. Tippe rechts unten auf „Schreiben“ und verfasse die E-Mail.
  2. Tippe rechts oben auf das Dreipunkt-Menü.
  3. Tippe auf „Senden planen“ und wähle eine Option.

Geplante Nachrichten findest du links beziehungsweise im Dreistrich-Menü unter „Geplant“. Dort kannst du „Senden abbrechen“ wählen, die Mail wird dann als Entwurf gespeichert. Bis zu 100 E-Mails lassen sich so vorplanen. Für den Versand gilt die Zeitzone, die beim Planen aktuell war, und die Mail kann wenige Minuten nach der geplanten Zeit rausgehen.

Wenn „Senden planen“ fehlt oder nicht funktioniert

Ob du eine E-Mail zeitversetzt sendest oder sofort: Entscheidend ist, dass du überhaupt nachfasst. Die meisten Kontakte von Events versanden, weil nach einer Woche niemand mehr weiß, worum es im Gespräch ging. Notiere deshalb direkt nach dem Gespräch Anlass, Thema und das, was du versprochen hast, und plane den nächsten Schritt gleich mit.

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Quellen und weiterführende Belege:

Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026

Erstellt mit KI-Unterstützung und gegen die genannten Quellen geprüft.